Einrichtung von Breakout-Räumen in Zoom
Zoom bietet die Möglichkeit, ein Meeting in mehrere Räume aufzuteilen und so einfacher in Gruppen zusammenzuarbeiten. Es können pro Konferenz insgesamt bis zu 50 dieser sogenannten Breakout-Räume geöffnet werden.
Konfiguration vor dem Meeting überprüfen
Breakout-Räume im eigenen Konto erlauben
- Im HU-Zoom Webportal https://hu-berlin.zoom.us anmelden und Einstellungen anklicken.
- Zur Option Breakout-Raum auf der Registerkarte Meeting navigieren und den Schalter aktivieren.
Breakout-Räume während einer Konferenz verwalten
Im unteren Bereich Ihres Zoom Fensters, finden Sie die Schaltfläche für die Breakout Session (ggf. Mauszeiger in das Videobild des Zoom Fensters bewegen). Klicken Sie auf dieses, um die Raumübersicht anzeigen zu lassen.
Hier können Sie nun entscheiden, wie viele Räume erstellt werden sollen und wie mit den Teilnehmenden verfahren werden soll. Wählen Sie automatisch zuweisen (zufällig zuordnen) und klicken Sie „Erstellen“.
Als nächstes passen Sie die Optionen für die Räume an.
Entfernen Sie den Haken für das Zurückkehren in die Hauptsitzung und aktivieren Sie den Haken für das automatische Verschieben in die Konferenzräume.
Bitte beachten Sie: Sollten Teilnehmende das Meeting verlassen und sich erneut damit verbinden, landen diese wieder in der Hauptsitzung. Wenn Sie verhindern möchten, dass mehrere Personen sich plötzlich in der Hauptsitzung austauschen können, aktivieren Sie die Warteraumfunktion. Host und Co-Hosts finden diese Funktion unter der Schaltfläche Sicherheit, im unteren Bereich des Zoom-Fensters.
Auch bei der Erstellung eines Meetings können Sie schon im Vorfeld diese Option aktivieren.
Empfehlung: Lassen Sie die Personen aus dem Warteraum einzeln wieder in die Hauptsitzung. Auf diese Weise können Sie die Teilnehmenden kontrolliert zurück in die Breakout-Räume schieben, ohne dass diese den Chat untereinander nutzen können.
Die Breakout-Räume werden mit dem Klick auf “Alle Sessions beginnen” geöffnet.
Umgang mit Breakout-Räumen im laufenden Betrieb
Hosts und Co-Hosts können sich frei zwischen den Räumen bewegen. Hilfeanfragen werden nur dem Host angezeigt, der diese dann an die Co-Hosts weiterleiten kann. Sowohl Hosts als auch Co-Hosts können Nachrichten verfassen, die gleichzeitig in allen Räumen angezeigt werden. Teilnehmende können auf diese jedoch nicht antworten. Die Anwesenheit in einem Raum ist erforderlich, um mit Teilnehmenden sprechen oder chatten zu können. Öffnen Sie erneut das Breakout Session Fenster und achten Sie auf folgende Bereiche.
Die blauen Ziffern geben Ihnen eine Übersicht darüber, wie viele Personen sich in einem Raum befinden. Sie können an diesen nachvollziehen, ob jemand das Meeting verlassen hat. Wenn Sie als Host oder Co-Host einem der Räume beitreten möchten, führen Sie Ihren Mauszeiger über die Anzahl der Teilnehmenden in einem Raum. Es erscheint das Wort „Teilnehmen“, auf das Sie klicken und anschließend mit „Ja“ bestätigen.
Achtung: Treten Sie einem Raum bei, sind Sie für die Teilnehmenden darin immer, zumindest in der Teilnehmerliste, zu sehen. Sie können gleichzeitig immer nur in einem Raum anwesend sein.
Sie können diesen Raum wieder über die Schaltfläche „Raum verlassen“ verlassen, im unteren Bereich Ihres Zoom Fensters (ggf. Mauszeiger in das Videobild des Zoom Fensters bewegen).
Verwenden Teilnehmende die Schaltfläche „Um Hilfe bitten“, im unteren Bereich ihres Zoom Fensters (ggf. Mauszeiger in das Videobild des Zoom Fensters bewegen), bekommt der Host eine Meldung dazu und kann dann sofort auswählen, ob er dem Raum jetzt oder später beitreten möchte.
Empfehlung: Klicken Sie auf „Später“ und delegieren Sie die Aufgabe ggf. per Chat an Co-Hosts.
Möchten Sie jemanden in einen anderen Raum verschieben, bewegen Sie Ihren Mauszeiger im Breakout-Session-Fenster auf die Zeile des Teilnehmenden. Es erscheint die Schaltfläche „Verschieben nach“, die Sie anklicken und dann den entsprechenden Raum auswählen.
Klicken Sie auf „Alle Sessions stoppen“ im Breakout-Session-Fenster, um alle Räume zu schließen. Nach wenigen Sekunden landen dann alle Teilnehmenden, die sich bisher in Breakout-Räumen befanden, wieder in der Hauptsitzung. Dies gilt auch dann, wenn Sie die Option ausgewählt haben, dass Teilnehmende nicht selbständig zur Hauptsitzung zurückkehren dürfen.